1 - Savoir ce que l'on attend de ces actions
L'objectif de la relance préventive permet de rappeler l'imminence d'une échéance mais avant toute chose, de détecter les litiges (techniques ou administratifs) le plus en amont possible. Ces relances permettent d'être réactif par des actions correctrices si nécessaire et donc de sécuriser les encaissements à date en ayant éliminé les créances à risque.

2 - Adapter les actions en fonction de la typologie des débiteurs
On ne peut pas relancer en préventif tout son portefeuille pour se prémunir du risque zéro d'impayé ;. On ne peut pas non plus imposer une seule méthode de relance. Il faut savoir choisir des cibles privilégiées et adapter les méthodes de relance selon ses besoins.
Pour identifier les débiteurs ou les créances à relancer en préventif, il est recommandé de privilégier des règles de gestions simples basées sur des critères tels que le chiffre d'affaires réalisé (règles des 80/20), le montant réalisé des créances ; (3 fois la taille moyenne de factures par exemple), les comportements de paiement (traites acceptées, LCR, virements commerciaux, chèques, virement…), les risques secteur (sous-traitance automobile ou aéronautique actuellement).
Il faut mixer les canaux de diffusion pour un maillage opérationnel le plus large : le téléphone permet de maintenir une relation plus étroite et réactive. Il permet de sérier les créances plus spécifiquement et d'obtenir une sécurisation optimisée. Le courrier (mailing papier ou courriel) permet d'élargir la cible de relance mais son pilotage est plus faible en terme de retour.

3 - Définir les rôles et responsabilités des acteurs
Il est primordial de scinder la responsabilité de la relance de celle de la résolution des litiges. Bien qu'étant un pivot de la relation commerciale, l'agent de recouvrement est là pour remonter l'information, qualifier la cause de blocage quelque soit la situation. Le terrain, et en particulier le commercial, a la responsabilité de résoudre les problèmes et mettre en œuvre les solutions.
Afin d'optimiser la fonction, il est fortement recommandé de centraliser les actions de relances afin de permettre une meilleure connaissance du portefeuille et créer un espace clients-fournisseurs moins passionnel.

4 - Travailler avec un support "fiable" et des indicateurs d'efficience pertinents
Il est impératif de travailler avec une balance âgée à jour, l'agent de recouvrement doit donc s'assurer de la mise à jour des éléments comptables sont avant d'agir. Il doit pouvoir " toper " les dossiers litigieux.
Sans objectif, il est difficile de piloter et motiver les équipes. Il faut donc définir des indicateurs d'efficience clairs et partagés. Il faut pouvoir analyser les actions et quantifier les résultats (nombre d'appels sortants et entrants, réalisation des engagements de paiements en temps, nombre de litiges détectés et solutionnés ...)
Source :


Resulteam
16 rue Washington 75008 Paris
http:www.resulteam.com
Pour tout renseignement, veuillez contacter :
Frédéric Dupont, Directeur Associé
fdupont@lowendalgroup.com
06 08 62 54 28
Frédéric Doumenc, Directeur Associé
fdoumenc@lowendalgroup.com
06 71 60 60 33